OmniFocusの画面

タスク管理は様々なツールやサービスを転々としていた時期がありましたが、ここ 2, 3 年は OmniFocus で落ち着いています。私の場合、クライアントのワークフローになるべく合わせて仕事しているので、情報が分散してしまいがちです。そこで OmniFocus でタスクを収集して、整理・処理をするようにしています。デスクトップ版だけでなくiPhone版も購入するとなると、1万円前後の投資が必要になるので気軽に始めることはできませんが、ただ、デスクトップ版には 14 日間の試用期間があるので試してみてはいかがでしょうか。今年出た 2.0 で UI が一新されたのことで、ますます扱いやすくなりました。

OmniFocus をはじめとしたタスク管理アプリの力を発揮させるには、積極的にタスクを放り込むことが重要です。中途半端な導入ではなく、フルコミットすることで、こうしたツールを使う意味が増すと思います。そのために、思い立ったらすぐに書き込む癖をつけるようにしておきたいところ。いつでもどこでもショートカットひとつでタスク追加ができるのが OmniFocus をはじめとしたネイティブアプリの強みです。

ただここで問題が発生します。

積極的にタスクを追加すると、瞬く間にタスクが溢れだします。たとえプロジェクトごとにタスクを振り分けたり、期限順に並べ替えたとしても、延々とタスクが並んでいるとうんざりしてしまいます。今やらなければならないタスクと、将来しなければならないタスクが混在することで、集中できなくなることがあります。すぐにタスクに埋もれてしまう状態だと、積極的にタスクを追加する気力も失せてしまいます。

OmniFocusのタスク追加画面

この問題を解決するシンプルな方法が「Defer Date(開始日)」を設定すること。文字通り、タスクを始める日を決めていきます。個人的にこれは Due Date(期限)より重要だと思っていて、一度に見るタスクの数を劇的に減らしてくれます。OmniFocus では、タスクの様々な状態に応じてフィルタをかけることができますが、開始可能なタスク(Available)だけ表示させることができます。これにより、開始日が未来に設定されているものを一時的に非表示にすることができます。

開始日の設定パネル

今できることにフォーカスするために、開始日の設定は非常に役に立ちます。タスク追加時に開始日を追加することがありますし、毎朝レビューをするときにカテゴリに振り分けたり開始日を付けることがあります。今日できないタスクにも開始日を付け直して先送りをすることもあります。インスペクタパネルに「+1 Day」「+1 Week」というボタンがあるので、日付をわざわざ書き直す手間も省けます。

期限を設定できるタスク管理アプリやサービスは多いですが、意外と見かけないのが開始日。ちょっとしたことですが、今やれなければならないタスクが開始日の設定で分かりやすくなりました。開始日を付ける機能がなかったとしても、フラグやタグ(コンテキスト)を付けるといった別の方法で似たような処理ができるかもしれません。タスクの多さで窒息しないためにも、「今やるべきこと」だけが見れる状態を作っておくと良いでしょう。

PS: 以前、H2O SPACE のたにぐちまことさんとタスク管理についてポッドキャストで話したことがあるので、興味がある方はぜひ。